Amtliche Beglaubigung
Von der öffentlichen Beglaubigung ist die amtliche Beglaubigung zu unterscheiden. Die Rechtsgrundlage für die amtliche Beglaubigung von Abschriften und Unterschriften ist in den § 33 und § 34 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) des Bundes bzw. in den Parallelbestimmungen der Bundesländer zu finden. Im Sozialrecht sind die Parallelbestimmungen die §§ 29, § 30 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X). Die Beglaubigungsfähigkeit ist teilweise in Landesgesetzen unterschiedlich geregelt. So sieht etwa § 34 Verwaltungsverfahrensgesetz für Baden-Württemberg vor, dass die durch Rechtsverordnung bestimmten Behörden zur Unterschriftsbeglaubigung befugt sind.
Amtlich beglaubigen kann jede dazu befugte öffentliche Stelle, die ein Dienstsiegel führt. Dies sind insbesondere Gemeindeverwaltungen, Landkreise und untere Verwaltungsbehörden (z.B. Ortsbürgermeister und Ortsvorsteher), Ortsgerichtsvorsteher in Hessen (§ 13 OGerG) und die Ratschreiber in Baden-Württemberg (§ 32 Abs. 4 LFGG) sowie Ortsbürgermeister und Gemeindeverwaltungen in Rheinland-Pfalz (§ 2 BeglG), Stadtverwaltungen (Rathaus), Kreisverwaltungen, Behörden, Polizei, Gerichte oder öffentlich-rechtlich organisierte Kirchen. Die nach Landesrecht als Behörden geltenden öffentlich-rechtlich organisierten Sparkassen können unterschriebene und mit ihrem Dienstsiegel versehene öffentliche Urkunden ausstellen, sofern sie die Urkunden selbst erstellt haben. Nach den meisten Sparkassengesetzen der Länder sind die Sparkassen siegelberechtigt (z.B. §§ 23, 10 Sparkassengesetz Baden-Württemberg).
Das Landesrecht ist teilweise uneinheitlich, sodass eine genaue Prüfung im Einzelfall zu empfehlen ist. Die Beglaubigung ist ordnungsgemäß, wenn der Beglaubigungsvermerk mit einem Dienstsiegel versehen ist und der Vermerk vom Beglaubigenden unterschrieben wurde. Eine Beglaubigung durch diese Institutionen genügt nicht der Formvorschrift des § 129 BGB, weil hierin öffentliche Beglaubigung (und nicht amtliche Beglaubigung) verlangt wird. Nicht anerkannt werden Beglaubigungen von Rechtsanwälten, Vereinen, Wirtschaftsprüfern, Buchprüfern (auch wenn sie ein Siegel führen).